Datenschutzerklärung SupportKomponente (Service & Support)
Inhaltsverzeichnis
Die SupportKomponente ist das technische Bindeglied zwischen dem ServicePortal Berlin und den Service-Einheiten der Verwaltung. In der Komponente sind verschiedene Kontaktmöglichkeiten zusammengefasst, die Hilfe und Unterstützung bei der Nutzung des ServicePortals und den darin angebotenen Dienstleistungen anbieten.
Die SupportKomponente ist erreichbar über die Schaltfläche „Service & Support“ und bereits auf einigen Seiten des ServicePortals verfügbar.
Diese Datenschutzerklärung bezieht sich ausschließlich auf die Datenverarbeitung bei der Nutzung der SupportKomponente als Teil des ServicePortals im Stadtinformationssystem Berlin.de. Andere ServicePortal-Inhalte verfügen über separate Erklärungen.
Verantwortliche/r
Verantwortliche/r im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
- E-Mail:
- datenschutz@senatskanzlei.berlin.de
- Anschrift:
Chef der Senatskanzlei
Florian Graf
Jüdenstr. 1
10178 Berlin
Name und Anschrift des DSB (Datenschutzbeauftragten)
Der/die Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:
- E-Mail:
- behdsb@senatskanzlei.berlin.de
- Anschrift:
Der Regierende Bürgermeister von Berlin – Senatskanzlei
Jüdenstraße 1
10178 Berlin
Zentrale Dienste des Webportals
Browserdaten
Der technische Betreiber von berlin.de, die BerlinOnline Stadtportal GmbH & Co. KG stellt die Webseite bereit und erhebt dabei Browserdaten (sogenannte Logfiles).
BerlinOnline Stadtportal GmbH & Co. KG
Stefan-Heym-Platz 1
10367 Berlin
Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Bei jedem Zugriff von Nutzenden auf eine Seite aus dem Angebot des Webportals und bei jedem Abruf einer Datei werden Daten über diesen Vorgang erhoben.
Diese Daten sind:
- Browser-Typ und -Version
- Verwendetes Betriebssystem
- Webseite, von der aus Sie uns besuchen (Referrer-URL)
- Webseite, die Sie besuchen
- Datum und Uhrzeit Ihres Zugriffs
- Ihre Internetprotokolldaten (IP-Adresse)
- übertragene Datenmenge
- Zugriffsstatus (Dateien übertragen, Datei nicht gefunden etc.)
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist das berechtigte Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der sicheren Bereitstellung der durch die Nutzenden angefragten Webseite. Im Übrigen stellen die nachfolgend genannten Zwecke zugleich unsere berechtigten Interessen dar.
Zweck der Datenverarbeitung
Die Daten werden aus technischen Gründen, zur Aufrechterhaltung und Verbesserung der Funktionalität sowie Betriebssicherheit des Webportals verarbeitet.
Dauer der Speicherung
Die Daten werden nach 14 Tagen gelöscht.
Cookies
Auf der Webseite können temporäre Cookies eingesetzt werden. Hierbei handelt es sich um kleine Textdateien, die vom Webserver an Ihren Computer gesendet werden, um bestimmte Angaben zu speichern.
Temporäre Cookies werden nur für die jeweilige Sitzung eingesetzt. Diese Cookies werden nach dem Beenden der Sitzung, d.h. nach dem Verlassen der Webseite oder mit dem Schließen des Browserfensters wieder gelöscht.
Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die Darstellung der Internetseite ist auch ohne die Speicherung von Cookies möglich. Sie können das Speichern von Cookies in den Einstellungen Ihres Browser deaktivieren oder diesen so einstellen, dass er Sie über die beabsichtigte Speicherung durch eine Internetseite informiert. In diesem Fall entscheiden Sie über die Annahme des Cookies. Für den vollen Funktionsumfang der Webseite ist es allerdings aus technischen Gründen erforderlich, die temporären Cookies vollständig zuzulassen.
Mapp Intelligence
Auf den Seiten des Webportals wird der Webanalysedienst „Mapp Intelligence“ (ehemals „Webtrekk Analytics“) der Webtrekk GmbH eingesetzt.
Mapp Digital
c/o Webtrekk GmbH
Schönhauser Allee 148
10435 Berlin
Wir weisen darauf hin, dass die Webtrekk GmbH als Betreiber des Dienstes zum Firmenverbund der Mapp Digital US mit Sitz in den USA gehört und US-Recht angewendet werden kann. Der Ausschluss von Datenübertragungen (durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen) ist uns zugesichert worden.
Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Es werden Informationen zum Betriebssystem, zum Browser, zum Provider, die zuvor aufgerufene Webseite (Referrer-URL) und Datum und Uhrzeit des Besuchs erhoben.
Die IP-Adresse wird vor jeglicher Verarbeitung gekürzt, damit in anonymisierter Form und nur zur Session-Erkennung und für die Geolokalisierung (bis auf Stadt-Ebene) verwendet. Die gekürzte IP-Adresse wird dann umgehend gelöscht, so dass die gespeicherten Daten dann keinen Personenbezug mehr haben und selbst über den Umweg des Internet Service Providers keine Zuordnung zur Identität des Nutzers mehr möglich ist.
Um die Privatsphäre der Besucher der Webseite sicherzustellen, werden grundsätzlich keine Daten erhoben, die einen Personenbezug zulassen. So werden IP-Adressen nicht gespeichert, Klardaten der Besucher (wie z.B. E-Mail-Adressen oder Namen) nicht erfasst. Es erfolgt kein geräteübergreifendes Tracking, URL-Parameter werden vor der Verarbeitung abgeschnitten, es findet keine Zusammenführung mit anderen Daten (z.B. demographische Daten) statt und die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.
Der Webanalysedienst verwendet für die Datenerhebung auch Cookies. Dabei handelt es sich um Textdateien, die auf dem Computer des Besuchenden gespeichert werden. Von Mapp Intelligence werden dabei nur temporäre Sessioncookies, mit einer auf den Besuch begrenzten Laufzeit, gesetzt. Es werden keine persistenten Cookies für eine darüber hinaus gehende Wiedererkennung von Besuchern genutzt. Die Reichweitenanalyse erfolgt somit ausschließlich session-basiert.
Die erhobenen Analysedaten werden ausschließlich in Deutschland gespeichert und verarbeitet.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Anonymisierung und damit einhergehende, einmalige Verarbeitung der IP-Adresse ist das berechtigte Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Zweck der Datenverarbeitung
Der Dienst erhebt vollständig anonymisierte statistische Daten über die Nutzung des Webangebotes und ermöglicht durch die Auswertung von z.B. Reichweiten, viel besuchten Bereichen und Zeitpunkten, Besucherströmen sowie Nutzeraktionen das Portal und deren Nutzerfreundlichkeit stetig zu verbessern.
Dauer der Speicherung
Die anonymisierten Daten werden für 4 Jahre gespeichert.
Formulare für die Kontaktaufnahme
Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Auf dieser Webseite ist ein Kontaktformular vorhanden, das für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden kann. Nimmt ein Nutzer diese Möglichkeit wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegebenen Daten an uns übermittelt und gespeichert. Diese Daten sind:
- E-Mail-Adresse
- Vor- und Zuname
- Adresse (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort)
Im Zeitpunkt der Absendung der Nachricht werden zudem folgende Daten gespeichert:
- Datum und Uhrzeit des Formularversands
Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Absendevorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.
Für die Bereitstellung der Formulare werden technisch notwendige Cookies gesetzt. Die Cookies dienen dazu, Spam, Betrug und Missbrauch zu verhindern. Zum Beispiel stellen sie sicher, dass Anfragen nicht automatisiert versendet werden können. Die Cookies sind auf den Zeitraum der Sitzung begrenzt und werden mit dem Verlassen der Webseite oder mit dem Schließen des Browserfensters wieder gelöscht.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Zweck der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske dient uns allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme. Im Falle einer Kontaktaufnahme per E-Mail liegt hieran auch das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten.
Die sonstigen während des Absendevorgangs verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen dazu, einen Missbrauch des Kontaktformulars zu verhindern und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen.
Weitergabe an Dritte
Wenn es zur Beantwortung der Anfrage notwendig ist, werden die Daten an die zuständige Stelle im Land Berlin weitergeleitet.
Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Kontaktformulars und diejenigen, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.
Für die während des Absendevorgangs zusätzlich erhobenen personenbezogenen Daten gelten die gleiche Speicherdauer und Löschgründe.
Widerspruchs-, Beseitigungs- und Widerrufsmöglichkeit
Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, seine Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. Nimmt der Nutzer per E-Mail Kontakt mit uns auf, so kann er der Speicherung seiner personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation und Bearbeitung der Anfrage nicht fortgeführt werden.
Der Widerruf ist zu richten an den behördlichen Datenschutzbeauftragten an die in Ziff. II genannte Kontaktadresse.
Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.
Weitere datenverarbeitende Prozesse
Datenerfassung im Zusammenhang der Nutzung der SupportKomponente
Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Folgende personenbezogene Daten werden bei Ihrer Nutzung der SupportKomponente für deren optimale technische Bereitstellung erfasst und für die notwendige Dauer der technischen Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert:
• Ihre eMail-Adresse,
• Ihre Themenauswahl,
• Ihr Anliegen,
• Ihre an die zuständige Serviceeinheit zu übermittelnde Nachricht,
• sofern von Ihnen angegeben: Ihren Vor- und Zunamen,
• Datum und Uhrzeit, zu dem Sie Ihre Nachricht übermittelt haben,
• die von Ihnen aufgerufene Zieladresse,
• Ihre IP-Adresse.
Ohne die von Ihnen eingegebenen Daten kann Ihr per SupportKomponente übermitteltes Anliegen nicht bearbeitet werden. Die Übermittlung der Inhalte Ihrer Anfrage über die SupportKomponente an die jeweils zuständige Serviceeinheit erfolgt über eine https-verschlüsselte Verbindung.
Weiterleitung Ihrer Daten an die jeweils zuständige Serviceeinheit
Bei Nutzung der Supportkomponente wird der Inhalt der Datenfelder ausschließlich an die vom Verantwortlichen definierte Serviceeinheit übermittelt. Die IP-Adresse des Absenders wird dabei erfasst. Sie erklären sich mit der Übermittlung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten sowie der IP-Adresse einverstanden. Verarbeitung und befristete Speicherung der personenbezogenen Daten dienen der Beantwortung Ihrer Anfrage im Rahmen von Artikel 17 Grundgesetz. Die Verwendung der IP-Adresse findet ausschließlich im Rahmen staatlicher Strafverfolgungs- und Gefahrenabwehrmaßnahmen unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen statt.
Die jeweils zuständige Serviceeinheit speichert Ihre Daten nur zur Bearbeitung Ihres Anliegens und entsprechend den gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben. Die Löschung Ihrer Daten erfolgt nach Beantwortung Ihres Anliegens, spätestens jedoch nach vier Wochen.
Sollten Sie mit der Verarbeitung Ihrer Daten nicht einverstanden sein, können Sie den Kontaktvorgang jederzeit abbrechen. Es erfolgt dann kein Versand Ihrer Nachricht.
Beantwortung Ihrer Anfrage durch die jeweils zuständige Serviceeinheit
Die Verarbeitung der mit dem Kontaktformular übermittelten Daten und des Inhalts (welcher ggf. ebenfalls von Ihnen übermittelte personenbezogenen Daten enthält) erfolgt auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 lit. a DSGVO zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens. Sollten Sie eine Nachricht über die SupportKomponente absenden, gehen wir davon aus, dass die jeweilige vom Verantwortlichen beauftragte Serviceeinheit zu einer Beantwortung per eMail berechtigt ist. Anderenfalls müssen Sie ausdrücklich auf eine andere Art der Kommunikation hinweisen. Wir weisen darauf hin, dass die Kommunikation per eMail unverschlüsselt erfolgt und Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch unbefugte Dritte ist systembedingt nicht möglich.
Mit der Beantwortung der Anfragen haben wir das ITDZ Berlin (Anstalt öffentlichen Rechts), Servicecenter Verwaltung, beauftragt. Sollte das ITDZ Berlin die Anfrage nicht eigenständig beantworten können, wird die Anfrage an die im Land Berlin fachlich zuständige Verwaltungsbehörde weitergeleitet.
Findet eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte statt?
Die Weitergabe Ihrer Daten ist für die Funktionsweise der SupportKomponente immanent. Wir geben personenbezogene Daten daher in folgenden Fällen an Dritte außerhalb des BMI weiter:
• Sie senden uns eine Anfrage, die spezifische inhaltliche oder technische Fragen zum ServicePortal enthält; diese wird in jedem Fall von der SupportKomponente an die zuständige Serviceeinheit zur dortigen inhaltlichen Bearbeitung weitergeleitet. Dazu bitten wir vor Absendung des Supportdialogs um Ihre ausdrückliche Einwilligung.
• Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport kann im Einzelfall gesetzlich verpflichtet sein, den Strafverfolgungsbehörden (vgl. § 23 Abs. 1 Nr. 3 und 4 BDSG) oder dem Bundesamt für die Sicherheit in der Informationstechnik (BSI; vgl. § 5 Abs. 1 S. 4 BSIG) Zugang zu personenbezogenen Daten zu gewähren, wenn dies im Zusammenhang mit der Verfolgung von Straftaten oder zur Abwehr von Angriffen auf die IT-Infrastruktur erforderlich ist.
Darüber hinaus werden von uns keine Daten an Dritte weitergegeben.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Erhebung der unter IV.2.2 aufgeführten Daten beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO in Verbindung mit § 3 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und §§ 4 und 8 des Onlinezugangsgesetzes (OZG).
Rechtsgrundlage für die Speicherung dieser Daten in Protokolldateien ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO in Verbindung mit Art. 32 Abs. 1 Buchst. b DSGVO: Die Protokolldateien dienen dazu, etwaige Fehler im System zurückverfolgen, analysieren und damit rasch beheben zu können und damit die Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme sicherzustellen.
Rechtsgrundlage für die Speicherung und weitere Verarbeitung Ihrer Anfrage über die SupportKomponente ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO, da sie mit Ihrer Einwilligung erfolgt.
Zweck der Datenverarbeitung
Ohne die von Ihnen eingegebenen Daten kann Ihr per SupportKomponente übermitteltes Anliegen nicht bearbeitet werden.
Dauer der Speicherung
Eventuelle Zwischenspeicherung Ihrer Daten im Zusammenhang der Nutzung der SupportKomponente
Sofern die SupportKomponente Ihre Anfrage aufgrund technischer Probleme nicht unmittelbar an die zuständige Serviceeinheit weiterleiten kann, wird Ihre Anfrage nach drei Zustellversuchen innerhalb von 24 Stunden dauerhaft gelöscht und ausschließlich für diesen Zeitraum zwischengespeichert. Sofern Sie Ihre eMail-Adresse angegeben haben, werden Sie über die nicht erfolgte Zustellung und Löschung Ihrer Anfrage informiert.
Die nicht erfolgte Zustellung einer Anfrage wird protokolliert. Hierfür werden folgende personenbezogene Daten für einen Zeitraum von 30 Tagen gespeichert:
• Ihre Themenauswahl
• Ihr Anliegen
• Datum und Uhrzeit, zu dem Sie Ihre Nachricht übermittelt haben,
• die von Ihnen aufgerufene Zieladresse.
Widerspruchs-, Beseitigungs- und Widerrufsmöglichkeit
Sollten Sie mit der Verarbeitung Ihrer Daten nicht einverstanden sein, können Sie den Kontaktvorgang jederzeit abbrechen. Es erfolgt dann kein Versand Ihrer Nachricht.
Um der Speicherung etwaig erfasster eindeutig personenbezogener Daten jederzeit widersprechen zu können, ist eine Kontaktaufnahme erforderlich sowie die Benennung der Daten, damit eine Ermittlung im Datenspeicher zur anschließenden Löschung erfolgen kann.
Der Widerruf ist zu richten an den/die Datenschutzbeauftragte/n (siehe Ziffer II).
Rechte der betroffenen Person
Sie haben gegenüber der verantwortlichen Stelle das Recht:
- auf Auskunft über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten (dazu gehören auch Auskünfte über Zweck, Empfänger und Dauer der Speicherung) nach Art. 15 DSGVO,
- auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO),
- auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO,
- auf Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit (Art. 18 und 20 DSGVO) sowie
- der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit zu widersprechen (Art. 21 DSGVO). Legen Sie Widerspruch ein, werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeitet. Eine Ausnahme besteht, soweit zwingende schutzwürdige Gründe bestehen, die gegenüber Ihren Interessen überwiegen.
Eine einmal erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt. In diesem Fall können wir Ihnen möglicherweise mit Ihrem Anliegen nicht mehr helfen. Der Widerruf ist zu richten an den behördlichen Datenschutzbeauftragten an die in Ziff. II genannte Kontaktadresse.
Zur Wahrung aller in dieser Ziffer genannten Rechte kann sich jeder Betroffene an den/die Datenschutzbeauftragte/n (siehe Ziffer II) wenden.
Zudem können Sie sich - wenn Sie der Auffassung sind, dass bei der Verarbeitung Ihrer Daten datenschutzrechtliche Vorschriften nicht beachtet werden - mit einer Beschwerde an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden (Art. 77 DSGVO). Betroffene können ihre Beschwerde an die Behörde ihres Wohnsitzes, grundsätzlich aber auch an jede andere Datenschutzaufsichtsbehörde richten.
