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FAQ / Hilfestellung zur Terminbuchung

Für Terminbuchungen wird den Berliner Behörden der IKT-Basisdienst ZeitManagementSystem (ZMS) zur eigenständigen Verwendung bereitgestellt. Allerdings bietet nicht jede Behörde die Terminvereinbarung an. Über das Angebot als solches sowie den Umfang an Terminen entscheiden die Ämter eigenständig. Wenden Sie sich bei Fragen zum Angebot bitte direkt an die jeweilige Behörde.

Die günstigste Variante der Terminbuchung beginnt mit der Auswahl der gewünschten Dienstleistung über die Suche oder über die Dienstleistungs-Seite. Rufen Sie die Dienstleistungs-Beschreibung auf, bspw. Personalausweis beantragen

Wählen Sie auf der rechten Seite – Termin berlinweit suchen – und Sie erhalten eine Kalenderansicht möglicher Termine in der alle Standorte, die diese Dienstleistung anbieten, berücksichtigt sind. Dadurch haben Sie die breiteste Sicht auf verfügbare Termine für diese Dienstleistung.

Sie können die Terminsuche auch örtlich einschränken. Dazu wählen Sie unterhalb der Dienstleistungs-Beschreibung direkt einzelne Standorte aus oder suchen innerhalb eines Bezirks.

Wichtig:
Lesen Sie sich immer die Dienstleistungbeschreibung und auch die Hinweise zur Zuständigkeit durch. Ein gebuchter Termin bietet keine Garantie zur Dienstleistungserbringung, wenn die Voraussetzungen nicht erfüllt sind oder ein falscher Standort aufgesucht wurde.

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Beispiel für den Knopf "An diesem Standort einen Termin buchen"

Eine Mehrfachauswahl von Dienstleistungen ist nur auf der jeweiligen Seite des Standortes möglich. Wählen dazu im Service-Portal die gewünschte Standort-Seite aus und kreuzen dort die benötigten Dienstleistungen an. Wenn Sie nun am Seitenende den Knopf
– An diesem Standort einen Termin buchen –
klicken, werden die zuvor ausgewählten Dienstleistungen zu einem gemeinsamen Termin vereint (Beispiel).

Die Festlegung, ob mehrere Dienstleistungen zu einem Termin kombiniert werden können, trifft jedes Amt individuell.

Eine standortübergreifende / berlinweite Termin-Suche mit einer Mehrfachauswahl von Dienstleistungen zu kombinieren ist aufgrund unterschiedlicher Standortvorgaben oder Zuständigkeiten bisher technisch nicht möglich.

Für die Bürgerämter ist geregelt, dass bis zu drei Dienstleistungen in einem Termin erbracht werden können, auch wenn bei der Terminbuchung nur eine Dienstleistung ausgewählt wurde.

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Termine können im Kalender nur an blau markierten (= freien) Tagen gebucht werden. Rot markierte Tage sind ausgebucht, und weiß markierte Tage in der Zukunft sind noch nicht beplant oder noch nicht freigegeben. Es liegt kein technischer Fehler vor, wenn nur rot oder weiß markierte Tage angezeigt werden.

Wenn bei einer Terminsuche der anschließend dargestellte Kalender keinen zeitnahen Termin hergibt, so kann sich das kurzfristig aufgrund von Absagen oder Kontingenterhöhungen auch wieder ändern.
Die Ämter aktualisieren ihre Terminressourcen in der Regel am frühen Vormittag, sobald Daten über die tatsächliche Personalverfügbarkeit vorliegen.
Ein regelmäßiges Nachschauen kann sich lohnen, um auch mal sehr kurzfristig einen Termin zu bekommen.
In dringenden Fällen können Sie bspw. auch das Amt Ihrer Wahl anrufen oder aufsuchen, um dort persönlich einen Termin zu erfragen.

Wenn Sie bei der Buchung Ihre Kontaktdaten angeben, erhalten Sie eine eMail mit der Terminbestätigung. Wenn Sie den Termin telefonisch über das Bürgertelefon 115 buchen, bekommen Sie eine Vorgangsnummer mitgeteilt, die als Nachweis dient.
Die Terminbestätigung gilt als fristwahrend bei Dienstleistungen, die innerhalb einer bestimmten Frist erfolgen müssen, auch wenn die Frist durch einen späten Termin überschritten wird, z.B. bei der An- oder Abmeldung einer Wohnung (gilt nicht bei gerichtlichen Fristen).

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Die Buchung von Terminen ist nicht unbegrenzt im Voraus möglich, sondern wird von jedem Amt individuell festgelegt. Täglich zur Öffnungszeit wird ein neuer Kalendertag am Ende dieses Vorausbuchungszeitraums freigegeben. Die Anzahl der Termine pro Tag ist standortabhängig und somit unterschiedlich.

Blättern Sie bitte auch zum Kalenderblatt in der Zukunft, um den gesamten Vorausbuchungszeitraum sehen zu können.

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Für die Kern-Dienstleistungen Wohnung anmelden, Personalausweis oder Reisepass beantragen stellen die Bürgerämter Termine bevorzugt bereit. Technisch bedingt wurden für diese Dienstleistungen virtuelle Standorte namens “Vorzugstermine” eingerichtet. An die Buchung von “Vorzugsterminen” sind keine zusätzlichen Bedingungen geknüpft, sie stehen allen Bürgerinnen und Bürgern gleichermaßen offen.

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Abhängig von den Möglichkeiten des Behörden-Standortes können Sie Termine auch mit langem Vorlauf buchen. Deshalb erhalten Sie zwei Tage vor dem Termin noch einmal eine Terminerinnerung, sofern Sie Ihre Kontaktdaten angegeben haben. Die Terminerinnerung enthält dieselben Daten wie die Terminbestätigung bei der Buchung.

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  • Sollte Ihr Termin für Sie nicht mehr passen, können Sie diesen auch verschieben, sofern am selben Standort andere Termine frei sind. Bitte buchen Sie keine Termine mehrfach.
  • Sollten Sie Ihren Termin jedoch nicht wahrnehmen können, so sagen Sie diesen bitte unbedingt ab. Damit ermöglichen Sie es anderen Kunden, den freigewordenen Termin zu buchen, und die Mitarbeitenden können vor Ort Wartezeiten minimieren.
    Leider werden systemweit etwa 1.000 Termine/Tag nicht wahrgenommen.
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Grundsätzlich benötigen Sie für die Bearbeitung Ihrer Anliegen einen Termin. Die Berliner Bürgerämter bieten nahezu alle Dienstleistungen aus dem Bereich der Bürgerdienste an. Dies bedeutet, dass Sie jedes der über 40 Bürgerämter aufsuchen können (oder einen Termin dort buchen können), unabhängig vom Wohnbezirk. Ausgenommen von der Allzuständigkeit der Bürgerämter sind die Dienstleistungen:
  • Ausstellung von Bewohnerparkausweisen/Vignetten,
  • Wohngeld, Wohnberechtigungsschein.

In jeder Dienstleistungs-Beschreibung ist angegeben, an welche Behörde Sie sich wenden können.

Die Vereinbarung eines Termins ist nicht immer zwingend erforderlich. In den Standort-Beschreibungen ist angegeben, ob/wann der direkte Besuch ohne Termin möglich ist.
Auch das persönliche Erscheinen im Bürgeramt ist nicht für jedes Anliegen notwendig. In den Voraussetzungen zu einer Dienstleistung ist beschrieben, wann ein schriftlicher Antrag ausreicht.

Sollte der Besuch in einem Bürgeramt dennoch dringend und ohne Terminvereinbarung erforderlich sein, werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in allen Berliner Bürgerämtern bei persönlicher Vorsprache in jedem Fall einen Vorschlag zur Klärung der jeweiligen Anliegen unterbreiten.

Hier finden Sie die Definition für die Notfälle.

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Bei Terminbuchungen für Erbausschlagungen, Beratungshilfe und alle anderen gerichtlichen Dienstleistungen hat die Terminbuchung keine fristwahrende Wirkung.
Droht unmittelbar Fristversäumnis, wenden Sie sich ohne Termin direkt an das zuständige Gericht.

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Die Nutzung der Online-Terminvereinbarung sollte innerhalb nur eines Browserfensters erfolgen. Parallele Terminsuchen in einem Browser über mehrere Fenster oder Tabs sind nicht möglich und können zu Fehlern bei der Speicherung von Terminen führen.

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