5. Zentralredakteur

5.1. Weitere Funktionen des MBB

5.1.1. Automatische Freischaltung

Generell müssen alle Dienstleistungen, bevor diese im Internet erscheinen, immer genehmigt werden. Hierfür wird im ersten Punkt der Navigation die Anzahl der zu prüfenden Dienstleistungen angezeigt.

In Fällen, in denen eine Prüfung aus zeitlichen Gründen nicht stattfinden kann, besteht die Möglichkeit, Dienstleistungen automatisch freizuschalten. In diesem Fall werden diese sofort nach der Freigabe des Dienstleistungsredakteurs im Internet angezeigt. Die Funktion lässt sich im Header über den Button image1 aktivieren und danach über den Button image2 wieder deaktivieren. Die automatisch freigeschalteten Dienstleistungen bleiben in der Übersicht der zu prüfenden Dienstleistungen und können im Nachgang geprüft werden. Diese Dienstleistungen haben in der Regel das grüne Icon (aktuellste Version veröffentlicht) und zusätzlich das rote Ausrufezeichen (Version noch nicht geprüft). Wenn die Dienstleistung geprüft wurde, kann der Status am Ende der Dienstleistung auf „Geprüft“ geändert und gespeichert werden.

5.1.2. Statusmeldungen

Im MBB werden viele Aktionen in Listen mittels eines XHR-Aufrufs (auch als AJAX bekannt) ausgeführt. Rückmeldungen dieser Aktionen (wie zum Beispiel das Umstellen der automatischen Freischaltung) werden mittels eines überlappenden Kastens am oberen Ende der Seite dargestellt:

../_images/MBB_Ajax_Message.png

Abb. 5.1 Fehlermeldung einer Listen-Aktion

Diese Kästen reihen sich untereinander auf, werden blasser und verschwinden von alleine. Geht man mit dem Mauszeiger über einen solchen Kasten, wird dieser wieder aktiv und kann so ggf. vollständig gelesen werden. Klickt man mit der Maus auf einen solchen Kasten, verschwindet dieser.

5.1.3. Aufbau der Tabellen

Das MBB verwendet für mehrere Ansichten (bspw. die Suche) eine standardisierte Form von Tabellen. Diese haben einige gemeinsame Eigenschaften. Man kann über die einzelnen Spalten sortieren. Zudem steht bei vielen der Tabellen eine sogenannte Feldauswahl zur Verfügung:

../_images/MBB_Feldauswahl.png

Abb. 5.2 Auswahl von Feldnamen einer Tabelle

Diese Feldauswahl ermöglicht es, die Anzeige der Tabellen anzupassen. Die anzuzeigenden Felder werden im Browser gemerkt und beim nächsten Aufruf der Seite wiederhergestellt.

5.1.4. Rolle annehmen

Wenn Probleme mit Rechten von einzelnen Benutzern auftreten, kann man dessen Rolle annehmen. Damit lässt sich nachvollziehen, welche Berechtigungen für den Redakteur eingestellt sind. Man wird für das System als dieser Nutzer angemeldet.

Im linken Bereich Administration kann unter dem Punkt Benutzer der betroffene Nutzer herausgesucht werden. Wenn der Benutzer als Redakteur eingestellt ist, wird dort ein Link “Rolle annehmen” in der rechten Spalte angezeigt.

Um seine eigenen Rollen und Rechte wieder zu verwenden, geht man unterhalb des Loginnamens auf den Link “Rollen wiederherstellen”.

5.1.5. Mailversand

Der Mailversand aller Benachrichtigungen kann zentral abgeschaltet werden. Das kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn Änderungen im größeren Umfang geplant sind, über die alle Redakteure bereits informiert wurden.

Der Mailversand kann im Header mit dem Button image1 aktiviert und mit image2 deaktiviert werden.

5.1.6. Entsperren und Status der Veröffentlichung ändern

In der Liste der zu prüfenden Dienstleistungen aber auch in Ergebnislisten einer Suche (nicht bei der erweiterten Suche bzw. im A-Z) lassen sich für Behörden, Standorte und Dienstleistungen zum Teil weitere Aktionen ausführen.

../_images/MBB_Action.png

Abb. 5.3 Auswahl einer Aktion wie Entsperren

Um eine Aktion auf ein oder mehrere Elemente der Ergebnisliste anzuwenden, müssen die Checkboxen der betreffenden Elemente angehakt sein. Daraufhin kann die Aktion ausgewählt und mit dem Button “ausführen” gestartet werden. Folgende Aktionen stehen zur Verfügung:

Veröffentlichen:
 Intern wird die Eigenschaft “publish” auf 1 gesetzt. Das bedeutet, dass das Element dann im Internet angezeigt werden kann, sofern alle anderen Voraussetzungen erfüllt sind (z.B. eine Zuweisung einer Behörde bei einem Standort).
Zurückziehen der Veröffentlichung:
 Intern wird die Eigenschaft “publish” auf 0 gesetzt. Das bedeutet, dass das Element nicht mehr im Internet erreicht werden kann.
Entsperren:Jede Sperre auf das Element wird gelöscht. Aber es kann passieren, das eine Sperre sofort wieder vorhanden ist. Wurde ein Dokument im Browser geöffnet, wird eine Sperre in der Regel jede Minute neu gesetzt. In dem Fall kann es, je nachdem wie lange das Setzen der letzten Sperre her ist, sehr schnell zu einer erneuten Sperrung des Dokuments kommen.

5.2. Qualität sichern

5.2.1. Dienstleistungen prüfen

Der erste Menüpunkt im MBB zeigt die Anzahl der zu prüfenden Dienstleistungen an. Diese werden in einer Tabelle dargestellt und sollten alle den Status “ungeprüft” besitzen. Sollte eine der zu prüfenden Dienstleistungen bereits einen grünen Status haben, wurde diese mittels automatischer Freischaltung oder der Schnell-Funktion “veröffentlichen” bereits online gestellt. Eine Prüfung steht aber immer noch aus.

Im Feld “Zuständigkeit” (muss ggf. über die “Feldauswahl” eingeblendet werden) steht der verantwortliche Zentralredakteur, welcher die Dienstleistung zu prüfen hat. Die Verantwortung wird anhand der Themen ermittelt. Jede Dienstleistung ist einem Hauptthema zugeordnet und jedem Hauptthema sollte ein Zentralredakteur zugeordnet sein. Eine weitere Funktion des Hauptthemas ist die Hervorhebung der Navigationspunkte (eine Dienstleistung kann mehreren Themen zugeordnet werden, daher kann nicht automatisch der hervorzuhebende Navigationslink ermittelt werden).

Die Prüfung einer Dienstleistung erfolgt über dieselbe Bearbeitungsmaske wie sie auch die Dienstleistungsredakteure nutzen. Dem Zentralredakteur stehen allerdings mehr Funktionen zur Verfügung. Zum einen ist in jedem Feld ein Hinweis, wenn es sich im Vergleich zur derzeit veröffentlichten Version unterscheidet. Weiterhin kann der Zentralredakteur über den Button “Änderungen verfolgen” sich die Änderungen an dem Dokument anschauen:

../_images/MBB_History.png

Abb. 5.4 Ansicht zum Nachverfolgen von Änderungen

Hier können zwei beliebige Versionen miteinander verglichen werden. Die Unterschiede werden in den Farben Rot und Grün dargestellt. Problematisch an dem Vergleich sind allerdings Listenelemente, da diese immer als Unterschied angezeigt werden, sofern sich ihre Reihenfolge verändert an.

Ein weiterer Unterschied zu den Dienstleistungsredakteuren besteht in der Möglichkeit, mehr Felder bearbeiten zu können. Insbesondere kann der Zentralredakteur hier Themen festlegen, in welchen die Dienstleistung angezeigt werden soll.

Über die Zuordnung des Hauptthemas wird gesteuert, welches Thema beim Aufruf der Dienstleistung in der Navigation hervorgehoben ist. Zusätzlich kann die Dienstleistung weiteren Themen zugeordnet sein, so dass die Dienstleistung in mehreren Themen erscheint.

Bei Suchen im ServicePortal werden nur die, in dem Feld “Suchbegriffe” hinterlegten Wörter als Keywords verwendet. D.h. aus dem Dienstleistungsname werden nicht automatisch Keywords erzeugt. Bei den Keywords handelt es sich um Begriffe, die mit der Dienstleistung assoziiert werden. Diese Begriffe werden öffentlich nicht angezeigt, sondern nur für die Suche verwendet. Hier sollten wiederum alle Namen der Dienstleistung vermerkt sein, genauso wie Abkürzungen, Themenbereiche oder umgangssprachliche Bezeichnungen der Dienstleistung. Die Suche agiert hierbei relativ intelligent. Verschiedene Schreibweisen mit Umlauten müssen nicht in dem Eingabefeld hinterlegt werden. Ähnlich verhält es sich mit vielen Abkürzungen, der Begriff “Personalausweis” beinhaltet auch das Wort “Perso”. Diese Abkürzung muss demnach nicht extra angegeben werden. Weiterhin sollten sogenannte “Stoppwörter” vermieden werden. Dabei handelt es sich um allgemeine Bindewörter wie “der, die, das, und, von …”.

Zum Genehmigen eines Dokuments muss das Feld “Geprüft” auf “Ja” gesetzt werden. Das ermöglicht es dem Zentralredakteur umfangreiche Änderungen zwischenzuspeichern ohne die Dienstleistung gleich genehmigen zu müssen. Eine Freischaltung kann unabhängig von einer Genehmigung erfolgen.

5.2.2. Änderungen am Leika

Da fast alle Redakteure Änderungen am LEIKA vornehmen können (jedenfalls mit dem Landes-Prefix “11”) kann man sich die letzten 25 Änderungen am Leika anzeigen lassen. Die angezeigten Unterschiede beziehen sich immer auf eine Änderung gegenüber dem Import des bundesweiten LEIKA.

5.3. Bearbeiten

5.3.1. Dienstleistungen und Standorte

Die Bearbeitung der Dienstleistungen und Standorten ist weitestgehend identisch mit den Dienstleistungs- und Standortredakteuren. In einigen Fällen sieht der Zentralredakteur mehr Felder, die er bearbeiten kann. Weiterhin stehen Funktionen zur Verfolgung von Änderungen zur Verfügung.

Eine Dienstleistung oder einen Standort kann der Zentralredakteur über eine Suche oder eine A-Z Liste auffinden:

../_images/MBB_Objektsuche.png

Abb. 5.5 Suchmaske

Die gefundenen Dienstleistungen oder Standorte werden in einer Tabelle dargestellt. Zusätzlich zu anderen Tabellen bietet diese Ansicht die Möglichkeit, Aktionen auf diese auszuführen. Dazu muss die Checkbox am Beginn der Zeile angehakt sein um eine der Aktionen am Fuß der Seite auszuführen:

../_images/MBB_Checkbox_List.png

Abb. 5.6 Aktionen in einer Liste ausführen

Hier kann man eine Dienstleistung auch ohne Prüfung Veröffentlichen. Ein “Zurückziehen der Veröffentlichung” stellt die Dienstleistung bzw. den Standort offline (roter Status). Das “Entsperren” dient dazu, eine Dienstleistung oder einen Standort bearbeiten zu können, obwohl ein anderer Nutzer eventuell ebenfalls damit arbeitet (Achtung: Hier kann es zu Datenverlust kommen).

5.3.2. Themen

Auf der Themen Seite können vorhandene Themen bearbeitet oder neue angelegt werden. Beim Aufruf der Themen Seite wird die erste Ebene der Themen angezeigt. Diese bildet die linke Navigation im Service-Portal.

Mit dem Link image63 im rechten oberen Bereich der Seite, kann ein neues Thema angelegt werden. Ein vorhandenes Thema lässt sich auf der jeweiligen Themen-Detailseite über den Button “Thema Bearbeiten” editieren. Für Unter-Themen existiert ebenfalls ein Link zum Bearbeiten, wenn die Detailseite geöffnet ist.

Die Bearbeitungsmaske ähnelt der von Dienstleistungen und Standorten. Bei der Vergabe des Namens für ein Hauptthema sollte auf die Länge der einzelnen Wörter geachtet werden. Die Hauptthemen werden in der linken Navigation angezeigt und können bei einem längeren Wort an ungewünschten Stellen umbrechen. Um das zu verhindern, wird das lange Wort an einer oder mehreren grammatikalisch richtigen Stelle/n mit der Zeichenfolge ­ (bspw. Arbeitnehmer­vertretung) versehen. Damit wird ein bedingter Trennstrich eingebunden, der bei Bedarf einen Umbruch erzeugt.

Eine Besonderheit tritt beim Anlegen von Links auf. Ein Link verfügt immer über Stichwörter und A-Z Titel. Diese Eigenschaften beziehen sich allerdings auf die URL eines Links, so dass ein und der selbe Link in zwei verschiedenen Themen über dieselben Stichwörter und A-Z Titel verfügt. Diese Besonderheit erfordert allerdings, dass man zuerst nur die URL eingeben muss, um prüfen zu können, ob für diese eventuell schon Einstellungen vorliegen. Die Prüfung erfolgt beim Zwischenspeichern, daher muss man erst einmal ein Thema “Zwischenspeichern” ehe die genannten Felder ggf. ausgefüllt werden können. Nach dem Speichern sind auf der Detailseite die Inhalte eines Themas zu sehen.

../_images/MBB_Themen_Struktur.png

Abb. 5.7 Detailseite zu einem Thema

Mit dieser Ansicht hat man die Möglichkeit, Inhalte von einem Thema einfach in ein anderes Thema zu verschieben:

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Abb. 5.8 Aktionen für mehrere Themen

Dazu wählt man in der Select-Box das Ziel-Thema aus und wählt entweder die Funktion “Verschieben” oder “Kopieren”. Weiterhin besteht die Möglichkeit automatisch die besonderen Themen für Publikationen und Formulare anzulegen. Diese Sonderthemen werden automatisch befüllt, sofern sich Dienstleistungen in dem darüber liegenden Thema befinden.

5.3.3. Behörden

Die Behörden lassen sich nur über eine A-Z Liste sowie einer hierarchischen Struktur auffinden. Nähere Informationen zur Bearbeitung der Behörde entnehmen Sie bitte der Dokumentation für die IT-Koordinatoren.

Einige Besonderheiten findet man in der Struktur-Ansicht einer Behörde:

../_images/MBB_Struktur_Behoerde.png

Abb. 5.9 Strukturansicht einer Behörde

Hier sieht man nicht nur untergeordnete Behörden, sondern auch zugeordnete Standorte sowie zugehörige Dienstleistungen. Die Dienstleistungen sind dabei zweigeteilt: Zum einen werden die Dienstleistungen angezeigt, welche von den zugehörigen Standorten angeboten werden. Das sind nicht zwangsläufig auch Dienstleistungen, die von der Behörde verantwortet werden. Die andere Liste beinhaltet die Dienstleistungen, welche von Dienstleistungsredakteuren der Behörde gepflegt werden. Dienstleistungen in dieser Liste müssen nicht unbedingt von den Standorten angeboten werden.

Warnung

Die Listen beinhalten immer nur Referenzen aus der aktuellen Behörde. Standorte und Dienstleistungen aus untergeordneten Behörden werden hier nicht angezeigt.

5.3.4. Leika

Der Berliner LEIKA wird einmal täglich mit dem bundesweiten LEIKA abgeglichen. Die Einträge können per Stichwort oder per hierarchischer Struktur aufgefunden werden. Jeder Eintrag kann bearbeitet werden. Dabei wird allerdings nicht der bundesweite Eintrag bearbeitet, sondern ggf. ein neuer Eintrag für Berlin mit dem Nummern-Prefix “11” angelegt. Sollte es einen für Berlin spezifischen Eintrag geben, wird dieser vor dem bundesweiten Eintrag bevorzugt.

Ab und zu wird es notwendig neue LEIKA-Nummern zu erstellen. Hierzu findet man auf den verschiedenen Ebenen oben rechts geeignete Buttons. Die LEIKA-Spezifikation bietet dafür entsprechende Nummernbereiche, die in der Regel automatisch verwendet werden. Möchte man die Nummer lieber selbst erstellen, kann man auf der Einstiegsseite zu LEIKA eine “Neue Leistung anlegen”. Unter diesem Punkt wird nicht automatisiert eine neue Nummer vergeben.

Sollte zu einem späteren Zeitpunkt eine bundesweit einheitliche Nummer zu einer bestehenden Berliner Nummer vergeben werden, muss diese per Hand ausgetauscht werden. Dazu muss die zugehörige Dienstleistung bearbeitet werden, um dort die Nummer auszutauschen. Dazu müssen in der entsprechenden Behörde gleichfalls die Rechte in Bezug zum Dienstleistungsredakteur angepasst werden. Der entsprechende Eintrag muss auf die neue LEIKA-Nummer umgestellt werden.

5.3.6. Suche

Zur Auswertung und Qualitätssicherung der in der Dienstleistungsdatenbank gepflegten Daten existiert eine spezialisierte Suche. Diese Erweiterte-Suche ermöglicht es, dynamische zusammenstellbare Ergebnislisten von Datensätzen zu generieren.

Folgende Arten von Datensätzen stehen für eine Suche zur Auswahl:

  • Behörden: Ermöglicht die Suche nach bestimmten Behörden mit bestimmten Bedingungen, zum Beispiel alle Behörden in denen eine bestimmte Leika-Nummer zugewiesen ist.
  • Dienstleistungen: Ermöglicht die Suche nach Dienstleistungen unter Nutzung bestimmter Bedingungen. So können zum Beispiel alle Dienstleistungen absteigend nach Aktualisierungsdatum sortiert angezeigt werden, welche nach dem 1.1.2015 aktualisiert wurden.
  • Standorte: Listet Standorte auf, bei denen die Suchparameter übereinstimmen. Zum Beispiel können alle Standorte angezeigt werden, bei denen noch keine Dienstleistung zugewiesen wurde.
  • Themen: Ermöglicht die Suche nach Themen unter Nutzung bestimmter Bedingungen.
  • Leika: Ermöglicht die Suche nach Leika-Nummern unter Nutzung der vorher definierten Bedingungen.
  • Dienstleistungsredakteure: Suche nach Dienstleistungsredakteure auf Basis der vorher definierten Bedingungen.
  • Standortredakteure: Suche nach Standortredakteure auf Basis der vorher definierten Bedingungen.

5.3.7. Anwendungsbeispiel

5.3.7.1. Bedingungen

Wir wollen an einem Beispiel die Verwendung der Suche erläutern. Als möglichen Anwendungsfall nehmen wir eine Auflistung aller Dienstleistungen. Dabei wollen wir folgende Bedingungen erfüllt haben:

  • nach dem 1.1.2015 aktualisiert
  • geprüft
  • Leistungsname enthält Wohnung und auch anmeldung oder abmeldung
  • die Ergebnisliste wird absteigend nach Aktualisierungsdatum sortiert, so dass die zuletzt bearbeiteten oben stehen
../_images/erweiterte-suche3.png

Abb. 5.13 Beispiel eine zusammengestellten Suche

Zu aller erst klicken wir auf image59, um die Auflistung der möglichen durchsuchbaren Felder zu öffnen. Damit öffnet sich folgender Layer

../_images/erweiterte-suche5.png

Abb. 5.14 Auswahl von Bedingungen

In dieser Auflistung sehen wir alle möglichen Bedingungen, mit denen wir die Suche durchführen können. Die Bedingungen sind jeweils direkt einem Feld in einem Datensatz zugeordnet. In der Regel sind die Bezeichnungen in den Eingabemasken des Datensatzes und die Bezeichnung der Bedingung gleich. Siehe dazu auch das Kapitel über die Feldbeschreibungen. Eine Bedingung besteht aus jeweils zwei Elementen. Das erste Element ist die Vergleichsoperation:

../_images/erweiterte-suche6.png

Abb. 5.15 Vergleichsoperator auswählen

Hier können wir festlegen, wie die jeweilige Bedingung Einfluss auf die Suche nimmt. Der Vergleichswert wird in dem rechts daneben stehenden Feld angegeben. Bei einer Suche wird der Vergleichswert mittels der Vergleichsoperation mit einem Feld (= Name der Bedingung) aus dem Datensatz verglichen. Nur wenn der Datensatz, beziehungsweise das jeweilige Feld im Datensatz mit der Bedingung übereinstimmt, wird der Datensatz in den Ergebnissen angezeigt. Dabei können in der Regel unterschiedliche Vergleichsoperationen mit dem Vergleichswert ausgeführt werden:

ist gleich:Das Feld muss exakt dem Vergleichswert entsprechen.
ist ungleich:Das Feld darf nicht dem exakten Vergleichswert entsprechen.
enthält:Das Feld muss den Vergleichswert enthalten. Dabei kann es sich auch um einen Teil eines Wortes handeln. So würde “reise” zum Beispiel “Reisepass” wie auch “Geschäftsreisen” entsprechen.
enthält nicht:Das Feld darf den Vergleichswert nicht enthalten. Auch Teile von Wörtern dürfen nicht enthalten sein. Mit dieser Bedingung kann man Inhalte herausfiltern.
beginnt mit:Das Feld muss mit dem jeweiligen Text beginnen. Damit können zum Beispiel LEIKA-Nummernbereiche durchsucht werden.
ist leer:Das Feld enthält keinen Inhalt. Das ist zum Beispiel verwendbar, wenn man prüfen möchte, ob Pflichtfelder ausgefüllt wurden.
ist nicht leer:Das Feld enthält einen beliebigen Inhalt.
ist größer als und ist kleiner als:
 Das Feld muss kleiner oder größer als der Vergleichswert sein. Das macht nur Sinn mit Feldern die Zahlen oder ein Datum enthalten.

Einige Bedingungen enthalten kleine Hilfen bei der Eingabe der Vergleichswerte. Bei Select-Feldern werden zum Beispiel die möglichen Werte angezeigt und bei Datums-Feldern erscheint eine Maske zur schnellen Auswahl eines Datums:

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Abb. 5.16 Auswahl in einem Datumsfeld

Sind die gewünschten Einstellungen vorgenommen, können wir die Bedingung mit einem Klick auf image60 hinzufügen. Dabei wandern die Einstellungen zur Vergleichsoperation und zum Vergleichswert nach oben in den Punkt Definierte Suchparameter und die Eingaben werden unten bei der jeweiligen Bedingung zurückgesetzt. Dadurch kann man die selbe Bedingung zum Beispiel mit unterschiedlichen Vergleichsoperationen durchführen.

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Abb. 5.17 Definierte Suchparameter

Ein Beispiel für Select-Felder ist das Feld “Geprüft”. Bei Eingabe von Buchstaben werden automatisch alle verfügbaren Auswahlmöglichkeiten angezeigt:

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Abb. 5.18 Auswahl eines Wertes

Hier wählen wir ja aus und klicken anschließend wieder auf image61, um die Bedingung hinzuzufügen.

Ein weiteres Eingabefeld ist ein normales Textfeld ohne besondere Funktion, hier können sämtliche Zeichen eingetragen werden. Am Feld Leistungsname stellen wir die Vergleichsoperation auf “enthält”. Im Textfeld daneben geben wir als Beispiel Wohnung ein:

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Abb. 5.19 Beispiel einer Bedingung

Auch hier klicken wir anschließend auf image62, um die Bedingung hinzuzufügen.

5.3.7.2. Verknüpfungen

Um Bedingungen mit einander zu verknüpfen gibt es die Möglichkeiten einer Verknüpfung mit “UND” sowie “ODER”:

../_images/erweiterte-suche19.png

Abb. 5.20 Verfügbare Verknüpfungen

Ohne eine spezielle Angaben werden Bedingungen immer mit “UND” verknüpt. Das bedeutet, dass alle Bedingungen zutreffen müssen und nicht nur eine.

In Unserem Beispiel soll der Leistungsname Wohnung auch anmeldung oder abmeldung enthalten. Um dies zu ermöglichen müssen wir die “ODER”-Verknüpfung verwenden.

So sieht die Bedingung für das System aus

  • Leistungsname enthält “Wohnung” und ( Leistungsname enthält “anmeldung” oder Leistungsname enthält “abmeldung” )

Da wir hier eine “ODER”-Verknüpfung (“anmeldung” oder “abmeldung”) haben, müssen wir Klammern nutzen, da zusätzlich zu “anmeldung” oder “abmeldung” auch “Wohnung” im Leistungsname enthalten sein muss. Sollten an dieser Stelle keine Klammern genutzt werden, würde die Bedingung vom System auf Grund von Gültigkeitsbereiche so aussehen:

  • ( Leistungsname enthält “Wohnung” und Leistungsname enthält “anmeldung” ) oder Leistungsname enthält “abmeldung”

Dies hätte die Auswirkung, dass auch Dienstleistungen aufgelistet werden, deren Leistungsname nur “abmeldung” enthält. Wir erhalten auch das Ergebnis “Gewerbe abmelden”, welches wir aber nicht haben wollen.

5.3.7.3. Sortierung

Weiterhin bietet die Erweitere-Suche auch die Möglichkeit Ergebnislisten nach bestimmten Felder auf- oder absteigend zu sortieren:

../_images/erweiterte-suche15.png

Abb. 5.21 Einstellungen zur Sortierung

Da das Feld zuletzt aktualisiert und absteigend image49 als Sortierung bereits ausgewählt ist (das erste Feld ist immer automatisch vorausgewählt) klicken wir nur auf image50

Bei einem Klick auf image51 erscheint diese dann oben unter Sortierungen im Punkt Definierte Suchparameter:

image52

5.3.7.4. Bedingungen und Verknüpfungen entfernen

Jede Bedingung image53, jede Verknüpfung image54 und jede Sortierung image55 kann auch wieder entfernt werden. Dies ist möglich, in dem man mit dem Mauszeiger über die Bedingung, die Verknüpfung oder die Sortierung fährt, welche man entfernen möchte und auf das image56 klickt.

Die Such-Ergebnisse können für eine weitere Verarbeitung heruntergeladen werden. Dazu wird der CSV-Download ausgewählt. Da es bei einem direkten Öffnen der Datei aus dem Browser zu Zeichensatzproblemen kommen kann, sollte die Datei zunächst abgespeichert werden. In Excel können über „Daten importieren“ -> „aus Text“ die Daten importiert werden. Dabei muss im Importassistent UTF-8 als Zeichensatz ausgewählt werden.

5.3.9. Nicht abbildbare Suchen

  • Liste (LEIKA, DL Status, Verlinkung zu DL, Zuordnung zu Fachverwaltung bzw. Ämtern)
  • Leika Nr (Alle Leika Nr inkl. Berliner Nr.) | Status der DL | Link zur DL | DL Redakteur (Kontaktdaten) | Bereichsfeld (Behörde bzw. bei Bezirken welches Amt)| welcher IT:Koordinator kümmert sich um Rechteverwaltung | Flag Relevanz
    • Grund: eine Leika-Nummer kann mehrere Dienstleistungen beinhalten
  • Auflistung der neuen von der GK Leika bereitgestellten Leika Nr., die auch noch nicht zugeordneten sind.

5.4. Administration

5.4.1. Nutzerverwaltung

Die Nutzerverwaltung befindet sich unter dem Punkt Administration -> Benutzer. Dort können Nutzer zentral angelegt oder bearbeitet werden.

Bemerkung

An dieser Stelle werden nicht die Rechte für die Bearbeitung von Behörden, Standorten und Dienstleistungen festgelegt.

5.4.1.1. Neue Nutzer anlegen

Initial wurden im Juli 2016 alle Nutzerkonten der Dienstleistungsdatenbank aus Imperia 7 importiert. Im Umgang mit diesen alten Nutzerkonten gibt es zwei Fälle, die zu beachten sind:

  • Wenn ein Nutzer bereits in Imperia 9 vorhanden ist (Es wird die selbe E-Mail-Adresse verwendet), wird diese Imperia9-Kennung verwendet. Das verwendete Passwort ist das selbe wie bei Imperia 9.
  • Konnte zu der E-Mail-Adresse kein Konto in Imperia9 gefunden werden, wurde ein Nutzerkonto unter der alten Imperia 7 Kennung angelegt. In diese Fall muss vor der Verwendung des Kontos das Passwort geändert werden. Dazu werden der Loginname sowie die E-Mail-Adresse benötigt.

Wenn es sich um einen komplett neuen Nutzer handelt, kann ein Zugang mit dem Link image64 angelegt werden.

Beim Anlegen von Nutzern wird für den Loginnamen das Schema “vorname.nachname” verwendet. Als Rolle wird “Redakteur” ausgewählt. Die Telefonnumer ist optional, hilft aber bei der schnellen Kontaktaufnahme im Problemfall.

Die Zugangsdaten werden beim Speichern an die eingetragene E-Mailadresse verschickt.

Wenn Sie beim Speichern eine Fehlermeldung erhalten, ist meinst die E-Mailadresse bereits vergeben. Demnach müsste der Nutzer bereits ein Konto besitzen, welches über die A-Z Liste gefunden werden kann.

5.4.1.2. Rollen

Wichtig für die Arbeit mit der Dienstleistungsdatenbank ist die Festlegung der Rolle der Nutzer. Es gibt 4 Optionen:

Redakteur:Die Rolle “Redakteur” wird an alle normalen Nutzer der Dienstleistungsdatenbank vergeben. Diese Nutzer können zur Bearbeitung von Behörden, Standorten und Dienstleistungen eingestellt werden.
Admin:Diese Rolle wird den Zentralredakteuren zugewiesen. Damit werden die in diesem Dokument beschriebenen Aktionen sichtbar und durchführbar.
Entwickler:Die Entwickler-Rolle ist an die Programmierer vergeben, die an der Weiterentwicklung der Dienstleistungsdatenbank arbeiten.
Nutzer:Die Rolle “Nutzer” bekommen Zugänge, deren Status auf “gelöscht” gestellt wurde. Damit bleibt die Historie erhalten, aber es ist keine Bearbeitung mehr möglich.
..warning::
Die Rolle “Nutzer” darf nicht für aktivie Nutzer eingestellt werden. Mit dieser Rolle ist keine Arbeit in der Dienstleistungsdatenbank möglich.

5.4.2. Einstellungen

Die DLDB verfügt über eine Reihe von zur Laufzeit anpassbaren Einstellungen. Diese sind unter dem Menüpunkt “Einstellungen” erreichbar. Hier können zum Beispiel Texte von automatisch generierten E-Mails angepasst werden. Eine Einstellung beinhaltet immer nur einen Namen und einen Wert:

../_images/MBB_Einstellungen.png

Abb. 5.22 Beispiel einer Einstellung

In der Service-App kann nach dem Laden der App ein Hinweistext (Überschrift und Text) angezeigt werden. Die Texte werden ebenfalls über Einstellungen gepflegt: * Überschrift: “serviceapp.notification.body” * Hinweistext: “serviceapp.notification.subject”

Wenn der Hinweistext nicht mehr angezeigt werden soll, müssen die Inhalte beider Felder wieder gelöscht werden.

5.4.3. Feldbeschreibungen und Hilfetexte

Die Eingabemasken der DLDB sind dynamisch anpassbar. Da sich Anforderungen an Dienstleistungen und Standorte häufiger ändern, bietet die DLDB einen Mechanismus, die Eingabemasken für die Redakteure anzupassen. Wir sprechen hierbei von Feldern, die ein Redakteur ausfüllen muss. Ein Feld hat verschiedene Eigenschaften, wie einen Namen, die Position in der Eingabemaske, eine Kurzbeschreibung mit Hilfetexten oder auch Beispiele. Viele dieser Eigenschaften sind vom Zentralredakteur bearbeitbar, andere Eigenschaften der Felder, wie Zugriffsrechte und technische Einstellungen sind nur Entwicklern zugänglich.

Einstellungen sollten hier nur mit Vorsicht vorgenommen werden (mit Ausnahme von Bezeichnung und Hilfetexten), da hier die Eingabemaske eines Redakteurs zerschossen werden kann. Auch sollte man bei der Reihenfolge von Feldern beachten, dass Änderungen stets an die Redakteure kommuniziert werden, damit es zu keinen Missverständnissen kommt.

Tipp:

Bei umfangreichen Änderungen macht es Sinn, diese zuerst einmal im Staging-System auszuprobieren. Die Entwickler der DLDB haben die Möglichkeit, im Staging-System die Live-Datenbank einzuspielen und später nur die Feldbeschreibungen vom Staging-System zurück in die Live-Datenbank zu übernehmen. Auf diese Weise kann man Änderungen an den Feldbeschreibungen erst einmal in Ruhe testen ehe diese im Live-Betrieb zur Anwendung kommen.

Die Feldbeschreibungen selber sind aufgeteilt nach den Objekten, zu denen Sie gehören. Nicht bei allen Objekten ist klar, wofür diese stehen. Zum Teil besteht eine Eingabemaske auch aus einer Kombination von Objekten, indem z.B. die Themen Links referenzieren. Im Folgenden eine einfache Liste mit einer Kurzbeschreibung aller Objekte, die für Zentralredakteure interessant sein könnten:

Objekt Beschreibung
Ansprechpartner Referenz in Standorten zu Ansprechpartnern
Behoerden Behörde
Descriptions Die Feldbeschreibungen selber
Dienstleister Standorte
Dienstleistungen Dienstleistung
dokument Referenz in Dienstleistungen zu Notwendigen Unterlagen
formular Referenz in Dienstleistungen zu Formularen
hinweis Referenz in Dienstleistungen zu Voraussetzungen
Leika LEIKA
link Referenz in Dienstleistungen zu weiterführenden Links
publikation Referenz in Dienstleistungen zu Publikationen
recht Referenz in Dienstleistungen zu Rechtsgrundlagen
Suchbegriffe Referenz in Themen und Links zu A-Z Begriffen und Schlüsselwörtern
Themen Thema
ThemenDienstleistungen Referenz in Dienstleistungen zu Themen
www Referenz in Themen zu Links
Xdienst Referenz in Standorten zu Dienstleistungen
Xdlbehoerde Referenz in Dienstleistungen zu Behörden
Xleikauser Referenz in Behörden zu Dienstleistungsredakteuren
Xthemen Referenz in Themen zu Unterthemen
Xuserort Referenz in Behörden zu Standortredakteuren

5.4.4. E-Mail-Adressen der User

Um allen Nutzern der DLDB Informationen zukommen lassen zu können bietet das MBB eine Möglichkeit, E-Mail-Adressen zu exportieren. Diese können aus dem Textfeld per Copy & Paste in ein Mail-Programm übernommen werden. Hier sollte immer das “BCC”-Feld im E-Mail-Programm verwendet werden um auszuschließen, das Dritte die Liste von E-Mails missbrauchen.

Die Auswahl “Alle Redakteure” schließt auch Zentralredakteure und Entwickler mit ein. Hier werden nur Nutzerkonten mit der Rolle “Nutzer” nicht ausgewählt.

5.5. Mülleimer

Gelöschte Dienstleistungen und Standorte tauchen nicht mehr in den üblichen Listen auf. Um einen gelöschten Eintrag wiederherzustellen, können diese Ansichten verwendet werden.

5.6. Statistik

5.6.1. Suchbegriffe

Jede Suchanfrage im Verwaltungsführer wird gemerkt und für 30 Tage gespeichert. Auf diese Weise erhalten Sie einen Überblick, was in den letzten Wochen gesucht wurde. Als zusätzliche Information wird festgehalten, wie viele Ergebnisse eine Suchanfrage im Verwaltungsführer gefunden hat. Auf diese Weise ist es möglich, die Qualität der vergebenen Schlüsselwörter einzuschätzen. Zur Optimierung der Schlüsselwörter im Verwaltungsführer sind vor allem die Suchanfragen ohne Ergebnis (0-Treffer-Suchen) relevant. Diese gibt Aufschluss über nachgefragte Suchen, die derzeit zu keinem Ergebnis im Service-Portal führen. Finden sich hier sinnvolle Suchanfragen auf Inhalte der DLDB, müssen diese Begriffe nachgetragen werden.

Warnung

Auf Grund der eingesetzten Infrastruktur ist die Statistik nur bedingt richtig. Da auf Grund von Cache-Mechanismen gleiche Suchanfragen, die kurz hintereinander gestellt werden nur einmal gezählt werden, sind nicht alle Abfragen in der Statistik enthalten. Daher sollten die Zahlen nur als relative Zahlen interpretiert werden. Angaben zu der Anzahl der Treffer stimmen aber weiterhin.