4. Standortredakteur¶
Bitte beachten Sie, dass dieses Kapitel nur die Bedienung der Software beschreibt. Hinweise zum Ausfüllen der Felder und mehr finden Sie im Redaktionshandbuch der Dienstleistungsdatenbank.
4.1. Standorttyp¶
Mit einem Standort in der Dienstleistungsdatenbank kann sowohl ein ganzes Rathaus wie auch ein einzelnes Büro in diesem Rathaus abgebildet werden. Dazu kennt die Dienstleistungsdatenbank verschiedene Standorttypen. Wir unterscheiden hier zwischen einem “Verwaltungsstandort” und einem regulären Standort. Die Einstellung, um welchen Standorttyp es sich handelt, kann nur der IT-Koordinator vornehmen.
Wenn mehrere Verwaltungen ihre Dienstleistungen in einem Gebäude anbieten, dann ist dieses Gebäude ein “Verwaltungsstandort”. Der Vorteil dieser Standorte ist die gemeinsame Pflege der Adressdaten der dort ansässigen Verwaltungen. Wenn sich zum Beispiel eine Buslinie verändert, muss dadurch nicht bei allen anderen Standorten in diesem Gebäude die Information zum öffentlichen Nahverkehr aktualisiert werden. Ein sogenannter “Verwaltungsstandort” bietet daher auch keine Dienstleistungen an, sondern besitzt lediglich Adressdaten.
Den regulären Standorten kann ein übergeordneter Verwaltungsstandort zugeordnet werden:
Abb. 4.1 Auswahl eines Verwaltungsstandorts
Alle Adressdaten und ÖPNV Verbindungen des Verwaltungsstandortes werden damit übernommen und in der Eingabemaske ausgegraut. Die Öffnungszeiten sowie die Angaben zur Barrierefreiheit sind davon allerdings nicht betroffen und müssen in jedem Standort separat gepflegt werden.
4.2. Koordinaten und Alternativer Stadtplanlink¶
Eine Besonderheit der Adressangaben ist der alternative Stadtplanlink. Hier kann eine beliebige HTTP-Adresse angegeben werden. Dies ist vor allem für Fälle gedacht, in denen der Stadtplanlink nicht automatisch generiert werden kann. Insbesondere bei Adressen, die sich über mehrere Hausnummern erstrecken, kann die automatische Generierung fehlschlagen. In diesem Fall können mit Hilfe des Stadtplanlinks sowohl die richtige Adressangabe mit mehreren Hausnummern als auch ein funktionierender Link zum Stadtplan angezeigt werden.
Im Zusammenhang mit dem Standort bekommt der Nutzer beim Aufruf eines Standorts bereits eine Kartendarstellung angezeigt. Sollte auf dieser Kartendarstellung der Standort nicht korrekt verortet sein, können auch direkt Koordinaten eingetragen werden. Die Koordinaten werden in der Regel automatisch aus den Adressdaten ermittelt. Dies erfolgt einmal täglich für Standorte, deren Koordinaten den Wert “0” haben.
Sollte sich die Adresse eines Standorts durch einen Umzug ändern, sollten die Koordinaten auf “0” gesetzt werden. Nur so können die Koordinaten der neuen Adresse ermittelt werden.
Alternativ können auch Dienste wie zum Beispiel Google Maps genutzt werden. Dabei sollte der Wert “LAT” bei ungefähr “52” und “LON” bei ungefähr “13” liegen, sollte sich die Adresse innerhalb Berlins befinden. Die Koordinaten verwenden das Bezugssystem WGS84, bzw. teilweise das Pendant ETRS89 mit einem europäischen Bezugspunkt. ETRS89 ist das offizielle System in Deutschland während WGS84 in GPS-Geräten und in vielen Webdiensten Verwendung findet. Die Abweichung der beiden Bezugssysteme ist in der Regel kleiner als zwei Meter (zunehmende Abweichung von etwa 2,5 cm pro Jahr durch die Plattentektonik bei einer Abweichung von 1m zum Start 1989). Sie gelten daher für allgemeine Ortsangaben als austauschbar.
4.3. Bezirkszuweisung¶
Die Zuweisung eines Standortes zu einem Bezirk gehört nicht unmittelbar zu den Adressdaten. Hierbei wird vor allem der primäre Bezug eines Standortes zu einem Bezirk festgelegt. Alle Dienstleistungen, die dem Standort hinzugefügt werden, haben diesen Bezirk als Voreinstellung. Daher empfiehlt es sich - um Arbeit zu sparen - die Bezirkszuweisung vor der Zuweisung von Dienstleistungen vorzunehmen. Bei Standorten der Hauptverwaltung ist in der Regel der Eintrag „Berlin Gesamt“ auszuwählen.
4.4. Zuweisung von Dienstleistungen¶
Welche Dienstleistungen ein Standort anbietet wird immer vom Standortredakteur bestimmt. Der Dienstleistungsredakteur hat keine Möglichkeit eine Dienstleistung einem Standort zuzuteilen. Aus diesem Grund erhalten auch alle Standortredakteure stets eine E-Mail, wenn eine neue Dienstleistung freigegeben wurde.
Eine typische Eingabemaske für eine Verknüpfung zu einer Dienstleistung sieht in etwa so aus:
Abb. 4.2 Hinzufügen einer neuen Dienstleistung zu einem Standort
Sie haben an dieser Stelle alle Dienstleistungen zur Auswahl, die in der Dienstleistungsdatenbank hinterlegt sind. Eine Dienstleistung kann in einem Standort auch mehrmals angeboten werden, wenn dieser die Zuständigkeit für mehrere Bezirke übernommen hat.
4.5. Zuständigkeit für einen Bezirk¶
Wichtig ist, dass die Zuständigkeit für einen Bezirk nicht bedeutet, dass man diese Dienstleistung nur für diesen Bezirk anbietet. Hierbei sollten unbedingt die Erläuterungen zur Zuständigkeit in den Dienstleistungen beachtet werden:
- Wenn die Dienstleistung generell in allen zuständigen Standorten wahrgenommen werden kann (z.B. bei den Bürgerämtern) sollte hier nur der Bezirk des Standortes ausgewählt bleiben. Eine Zuständigkeit für andere Bezirke ergibt sich aus der Dienstleistung.
- Wenn Bezirke die Dienstleistungen anbieten und es dabei eine örtliche Zuständigkeit gibt (z.B. anhand des Wohnsitzes) dann wird ebenfalls nur der Bezirk des Standortes ausgewählt.
- Wenn ein Bezirk auch für (mehrere) andere Bezirke – aber nicht zentral für Berlin insgesamt- zuständig ist, muss die Dienstleistung mehrfach hinzugefügt werden. Hierbei wird für jeden zuständigen Bezirk ein Eintrag für die Dienstleistung eingetragen und der jeweilige Bezirk ausgewählt.
- Ist der Bezirk zentral für alle Bezirke zuständig wird die Dienstleistung nur einmal eingetragen und „Berlin gesamt“ ausgewählt.
Die Zuständigkeit wird auch dafür verwendet, Anfragen über Online-Services oder Call-Center entsprechend zuzuteilen.
Ein Hinweis zur Zuständigkeit ist nur für Standorte wie Finanzämter oder Amtsgerichte, bei denen sich die Zuständigkeit nicht über die Gliederung in 12 Bezirke abbilden lässt.
4.6. EU-DLR und einheitlicher Ansprechpartner¶
Der Kommunikationsweg EU-DLR muss in der Regel nicht verändert werden. Bitte nehmen Sie hier nur Änderungen vor, wenn Sie dafür einen expliziten Auftrag erhalten haben.
4.7. Zeitmanagement-Systeme¶
In der Grundeinstellung wird von der Dienstleistungsdatenbank das Zeitmanagementsystem für die Berliner Behörden, angeboten vom ITDZ, verwendet. Hiermit können Bürger über das Internet Termine mit der Verwaltung vereinbaren.
Abb. 4.3 Grundeinstellungen zur Terminvereinbarung in einem Standort
Unabhängig vom Terminbuchungssystem muss, bevor Termine an dem Standort gebucht werden können, die Einstellung “Online Terminbuchung bspw. über das Zeit-Management-System (ZMS) der Berliner Behörden oder eigene Lösung möglich?” auf die Eigenschaft “Buchung von Terminen online für den Standort möglich” gesetzt werden. Erst dann wird eine Terminbuchung erlaubt.
Möchte man eine sogenannte “Qualifizierte Terminvereinbarung” (QTV) verwenden, muss man einen abweichenden Link eingeben. Ist dieser abweichende Link spezifisch für den Standort, muss dieser unter “Vom Standard abweichender standortspezifischer Link für die Terminbuchung” eingetragen werden. Damit wird bei diesem Standort immer der abweichende Link verwendet. Ein solcher Link wird ergänzt um die interne ID des Standorts und der vom Nutzer ausgewählten internen ID der Dienstleistung(en). Wenn Sie ein eigenes Terminvereinbarungsangebot betreiben, benötigen Sie eventuell die XML-Exporte für D115, um die internen IDs aufzuschlüsseln. Bitte nehmen Sie in diesem Fall Kontakt zur Zentralredaktion auf, die Sie an entsprechende technische Ansprechpartner weiter vermittelt.
Eine weitere Option ist “Nur eine Dienstleistung pro Termin buchbar?”. Hierbei wird eingestellt, ob pro Termin nur eine Dienstleistung oder gleich mehrere Dienstleistungen wahrgenommen werden können.
Warnung
Wenn der Standort eine Dienstleistung für mehrere einzelne Bezirke anbietet, müssen bei allen Dienstleistungen dieselben Einstellungen zur Terminbuchung eingetragen werden. Ansonsten wird eine der Einstellungen per Zufall ausgewählt. Eine Unterscheidung der Buchungsmöglichkeit nach Bezirken ist somit nicht möglich.
Nach den allgemeinen Einstellungen für die Terminbuchung können oder müssen bei jeder Dienstleistung spezifische Einstellungen vorgenommen werden.
Der im Feld “Benötigte ZMS Slots an diesem Standort” eingetragene Wert wird bei einer Terminbuchung mit dem im ZMS hinterlegten Zeitslot multipliziert. Dadurch kann für unterschiedliche Dienstleistungen eine unterschiedliche Termindauer definiert werden. Hierzu ist eine Abstimmung mit dem Standortadministrator für das ZMS erforderlich, sollten Sie diese/r nicht sein. Als Angabe sind nur ganze Zahlen erlaubt. Eine “0” bedeutet, dass die Dienstleistung keine zusätzliche Zeit beansprucht. Werden mehrere Dienstleistungen ausgewählt, werden die Slots addiert. Sollten alle ausgewählten Dienstleistungen keine Slots beanspruchen wird ein Mindestwert von “1” angenommen.
Benötigt eine Dienstleistung einen vom Standard bzw. Standort abweichenden Link zur Terminvereinbarung, können Sie diesen im Feld “Abweichender Link zur Terminvereinbarung” angeben. Die ID der Dienstleistung wird an die URL angehängt. Im Zweifelsfall hängen Sie an die URL eine Raute “#” an, falls diese Angaben nicht gewünscht sind.
Mit der Option “Terminbuchung für diese Dienstleistung am Standort” lässt sich die Terminbuchung für eine einzelne Dienstleistung an- und ausschalten. Standardmäßig können bei aktivierter Terminvereinbarungsoption für den Standort alle Dienstleistung gebucht werden. Hier kann eine einzelne Dienstleistung für eine Online Terminvereinbarung ausgeschlossen werden. Wenn die Terminbuchung im Nachhinein eingetragen wurde, muss ggf. bei allen Dienstleistungen die Terminbuchung manuell angeschaltet werden.
Bitte beachten Sie, dass ein Eintragen einer URL als abweichende Link nicht verhindert, dass jemand die automatisch generierten URL zum ZMS für ihren Standort nachbaut. Um auszuschließen, dass an einer Qualifizierten Terminvereinbarung vorbei Termine gebucht werden, muss im ZMS die Eigenschaft “Alternative URL für eine Qualifizierte Terminvereinbarung” eingetragen sein.
4.8. Ansprechpartner¶
Für einzelne Dienstleistungen eines Standortes können optional Kontaktdaten angegeben werden, die von den sonst verwendeten Kontaktdaten des Standorts abweichen können. Dazu wird ein Ansprechpartner angegeben. Ein Ansprechpartner kann eine natürliche Person oder auch eine Abteilung oder ähnliches sein. Für einen Ansprechpartner können vom Standort abweichende Kontaktdaten angegeben werden, wie Telefon, Fax oder E-Mail. Einen Ansprechpartner fügen Sie mittels des Buttons “Ansprechpartner hinzufügen” hinzu.
Abb. 4.4 Anlegen eines Ansprechpartners
Damit Sie einen bestehenden Ansprechpartner einer Dienstleistung hinzufügen können, müssen Sie den Button “Ansprechpartner zwischenspeichern” verwenden. Erst danach ist der hinzugefügte Ansprechpartner in einer Dienstleistung auswählbar:
Abb. 4.5 Ansprechpartner einer Dienstleistung hinzufügen
Im Regelfall braucht bei den Dienstleistungen kein Ansprechpartner ausgewählt werden. Nur wenn explizit von den allgemein für den Standort angegebenen Kontaktdaten abgewichen werden soll, wählen Sie hier unter “Ansprechpartner” den entsprechenden Ansprechpartner für die Dienstleistung aus. Bitte beachten Sie, dass die Zuordnung eines Ansprechpartners auf eine Dienstleistung bezogen ist. Bietet der Standort dieselbe Dienstleistung für einen anderen Bezirk ebenfalls an, wird hier der selbe Ansprechpartner verwendet.
4.9. Löschen von Standorten¶
Ein Standort kann in der Dienstleistungsdatenbank nicht gelöscht werden. Allerdings kann man den Status eines Standorts auf “Gelöscht” setzen. Damit wird der Standort für den Bürger unsichtbar.
Neben dem Löschen eines Standortes kann auch ein Entfernen des Standortes aus einer Behörde dazu führen, dass dieser Standort sich so verhält, als wäre er gelöscht. In einigen Fällen wird der Standort aber dennoch weiterhin verwendet. Daher sollten Sie den Standort löschen, bevor dieser aus einer Behörde ausgetragen wird.