2. IT-Koordinator¶
2.1. Dienstleistungen zuweisen¶
Die primäre Aufgabe als IT-Koordinator ist die Zuweisung von Bearbeitungsrechten für Dienstleistungen und Standorte. Diese Funktion ist unter den Überschriften “Dienstleistungsredakteure” und “Standortredakteure” zu finden. Für Dienstleistungen ist folgende Maske zuständig:
Abb. 2.1 Bearbeitung der Zuständigkeiten für Dienstleistungen/LEIKA-Nummern
Sie gewähren hier einem Redakteur Zugriff auf eine Dienstleistung, indem Sie zu dem jeweiligen Redakteur und einem optionalen Vertreter die zugehörige Leistung auswählen. Diese Leistung stammt aus dem bundesweit verwendeten Leistungskatalog (LeiKa) der öffentlichen Verwaltung.
Sollte die für Sie notwendige Leistung nicht in der Liste auftauchen, kann dies folgende Gründe haben:
- Die Leistung ist bereits vergeben: Eine Leistung kann zwischen den Behörden nur ein einziges Mal vergeben werden. Dadurch wird sichergestellt, dass eine klare Zuständigkeit bei der Pflege der entsprechenden Dienstleistungen gewährt ist.
- Sie suchen nach einer Verrichtung bzw. Verrichtungskennung (die gesuchte Leika-Nummer besteht in den letzten 6 Ziffern nicht aus Nullen): Unter einer Leistungskennung gibt es eine Reihe von Verrichtungen. Diese unterteilen die Leistungskennung und können vom zuständigen Dienstleistungsredakteur verwaltet werden. Zur Leistungskennung “Personalausweis” kann zum Beispiel eine Verrichtung “beantragen” hinzukommen. Und auch diese kann über ein Verrichtungsdetail wie “mit 17” ergänzt werden. Sofern es notwendig sein sollte Zugriffsberechtigungen nicht auf Ebene der Leistungskennung, sondern auf Verrichtung bzw. Verrichtungsdetail-Ebene vorzunehmen, verwenden Sie den Button “LEIKA-Auswahl öffnen” (s.u.). Es ist empfehlenswert, wenn Sie sich vor einer solchen detaillierten Rechteverwaltung mit der Zentralredaktion beraten.
- Eine entsprechende Leistungskennung existiert noch nicht: Bei Leistungen, die spezifisch für ein Bundesland sind, muss die Leistungskennung zentral beantragt werden. Wenden Sie sich bitte hierfür an die Zentralredaktion.
In den Auswahllisten zu den Leistungen wie auch zu den Redakteuren tauchen in der Regel eine Vielzahl von Einträgen auf. Um diese Listen zu handhaben, werden nicht die regulären Select-Boxen der Internet-Browser verwendet, sondern eine sogenannte Combobox. Diese bildet nicht nur die Funktion der Select-Box, sondern erlaubt gleichzeitig eine Suche innerhalb der Liste. Dabei wird die Liste eingeschränkt und der Suchbegriff hervorgehoben:
Abb. 2.2 Suche nach einem Dienstleistungsredakteur
Auf diese Weise können Sie schneller den gewünschten Eintrag finden und auswählen. Nach einer Änderung vom Mai 2016 können Sie auch Leistungs-Verrichtungen und -Verrichtungsdetails vergeben. Nutzen Sie hierfür den Button “LEIKA-Auswahl öffnen”. Damit können unterhalb einer Leistungskennung die Rechte auch an unterschiedliche Redakteure vergeben werden. Beachten Sie hier, dass bei einer Vergabe von Leistungskennungen gegebenenfalls Einschränkungen vorliegen, sofern Bereiche unter dieser Kennung an andere Redakteure vergeben wurden.
Eine weitere Besonderheit sind die Boxen zu den Dienstleistungsredakteuren selber. Diese werden beim Öffnen der Bearbeitungsmaske reduziert dargestellt:
Abb. 2.3 Reduzierte Darstellung einer Dienstleistung in der Behörde
Hier klicken Sie einfach auf die Überschrift und die Box mit den Auswahllisten öffnet sich. Sollten Sie eine neue Box für einen neue Leistungskennung anlegen wollen, benutzen Sie bitte den Button “Dienstleistungsredakteure hinzufügen”
Abb. 2.4 Button um ein Dienstleistungsredakteur hinzuzufügen
Sie können sich selbst in Notfällen als Dienstleistungsredakteur eintragen. Das kann bspw. von Vorteil sein, wenn der zuständige Redakteur verhindert ist, aber wichtige Änderungen durchgeführt werden müssen. Dafür gehen Sie genauso vor wie beschrieben. Nach der Änderung können Sie sich selbst als Redakteur löschen und den eigentlich Dienstleistungsredakteur wieder eintragen. Dieses Vorgehen ist für Sie immer möglich, wenn es die Situation erfordert.
Sollten Sie für eine Leistungskennung nicht mehr zuständig sein, löschen
Sie bitte diese Leistungskennung mittels des Icons 
aus ihrer
Behörde. Wenn eine Dienstleistung bzw. ein Standort nicht mehr benötigt wird
und gelöscht werden soll, muss stattdessen der Dienstleistungsredakteur bzw.
Standortredakteur tätig werden.
2.2. Standorte zuweisen¶
Analog zu den Dienstleistungen lassen sich die Standorte administrieren:
Abb. 2.5 Bearbeitung der Zuständigkeiten für Standorte in Behörden
Wie bei den Dienstleistungen können Sie einen zuständigen Redakteur wie auch einen Vertreter auswählen. Bei den Standorten können Sie alle Standorte auswählen, die aktuell nicht mehr an eine Behörde vergeben sind.
2.3. Standort anlegen¶
Sollte ihr gewünschter Standort nicht in der Liste vorkommen, können Sie diesen über das darunter befindliche Eingabefeld anlegen:
Abb. 2.6 Maske zum Anlegen neuer Standorte
Geben Sie hier bitte einen aussagekräftigen Namen ein. Sobald Sie auf den Button “Standort anlegen” klicken, wird der Standort neu angelegt und automatisch ihrer Behörde hinzugefügt.
Sollte Ihnen dabei ein Fehler unterlaufen, kann der Standortredakteur diesen korrigieren bzw. Sie können sich im Notfall als Standortredakteur eintragen und den Fehler korrigieren. Dafür tragen Sie sich selbst als Standortredakteur ein und führen die Änderungen durch. Danach löschen Sie sich wieder aus dem Standort und wählen den richten Standortredakteur aus. Dieses Vorgehen ist für Sie immer möglich, wenn es die Situation erfordert. Eine Ausnahme ist der Typ des Standortes, dieser kann nur durch einen Zentralredakteur nachträglich geändert werden.
2.4. Zentraler Verwaltungsstandort¶
Um die Pflege von Standorten zu erleichtern, können für mehrere Standorte zentral die Daten für die Adresse und Fahrverbindungen gepflegt werden. Angaben zur Barrierefreiheit und Öffnungszeiten werden dezentral in den regulären Standorten eingegeben.
Die zentrale Verwaltung der Adressdaten erfolgt in “zentralen Verwaltungsstandorten”. Dafür muss bei Typ des Standortes “Verwaltungsstandort” ausgewählt werden. Dort werden durch einen “zentralen Standortredakteur” die Adresse und vorhandene Fahrverbindungen gepflegt. Ein Verwaltungsstandort besitzt ausschließlich diese Daten. Es können keine Dienstleistungen zugeordnet werden. Den regulären Standorten kann dieser übergeordnete Verwaltungsstandort zugeordnet werden.
2.5. Speichern einer Behörde¶
Bitte beachten Sie, dass beim Speichern der Behörde über den Button “Speichern und Weiterbearbeiten” die Änderungen an den Rechten noch nicht aktiv sind. Erst wenn Sie den Button “Speichern und Freischalten” betätigen werden die angegebenen Rechte aktiv.
Beachten Sie auch, dass bei einem Status “gelöscht” der Behörde nach einer Freischaltung sämtliche Standorte nicht mehr angezeigt werden. Auch sollten zuvor alle Dienstleistungen aus der Behörde entfernt werden und die neue Verantwortlichkeit mit der Zentralredaktion abgesprochen sein.