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Service-Konto Berlin - Hilfe zur Firmenregistrierung

Für Firmen registriert sich ein Master-User, der bzw. die dann weitere Master-User (Vertretungen) und die Firmennutzer einrichtet.

Ein Master-User hat nur diese administrativen Befugnisse. Möchte die als Master-User registrierte Person selbst Online-Dienste nutzen, muss sie sich zusätzlich als Firmennutzer registrieren.

Weiterhin muss aus rechtlichen Gründen ein von einem Vertretungsberechtigtem bzw. einer Vertretungsberechtigten unterzeichnetes Fax, das die Kostenübernahme für kostenpflichtige Dienste zusagt, an die ausgewählten Online-Dienste geschickt werden. Das Fax wird im Laufe der Registrierung des Master-Users erzeugt.

Master-User und Firma registrieren

Wählen Sie als künftiger Master-User einer Firma bitte auf konto.service.berlin.de in der rechten Spalte den Punkt “Registrieren” aus. Als “Registrierungsart” wählen Sie “Firmen / Behörden”.
Sie werden jetzt in fünf Schritten durch die Registrierung für Firmen/Behörden geführt:

  • Firmendaten
  • Master-User, Zugangsdaten
  • Master-User, persönliche Daten
  • Auswahl der Online-Dienste
  • Bestätigung der Daten

Nachdem Sie sich als Master-User Ihrer Firma registriert haben, wird für jeden gewählten Online-Dienst ein Fax erstellt. Drucken Sie bitte die Faxe auf Ihrem Firmenkopfbogen aus und schicken Sie diese, versehen mit der Unterschrift eines bzw. einer Zeichnungsbefugten Ihrer Firma, an den jeweiligen Online-Dienst (die Fax-Nummer wird jeweils angezeigt).
Wir empfehlen Ihnen, dass Sie sich dann unverzüglich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort anmelden und einen weiteren bzw. eine weitere Master-User einrichten, so dass die Vertretung sichergestellt ist. Sie können auch schon Firmennutzer einrichten.

Hinweis: Die Funktion des Master-Users kann nur durch eine volljährige Person wahrgenommen werden.

Weiteren Master-User einrichten

Möchten Sie als Master-User einen weiteren Master-User einrichten, melden Sie sich bitte an und wählen Sie in der rechten Spalte den Punkt “Vertreter(in) einrichten”.

Hinweis: Es kann maximal 2 Master-Accounts geben. Beide haben die gleichen Rechte.
Wir empfehlen schon bei der Erstregistrierung beide Master-User einzurichten, denn sollte der erste Master-User nicht verfügbar sein, könnte sonst niemand in der Firma einen weiteren Master-User oder Firmennutzer einrichten oder die Firmendaten bearbeiten.

Firmennutzer neu einrichten

Melden Sie sich als Master-User an und wählen Sie in der rechten Spalte den Punkt “Benutzerdaten”. In der mittleren Spalte können Sie dann den Punkt “Neuen Benutzer einrichten” anklicken und neue Nutzer und Nutzerinnen einrichten.

Firmennutzer für Online-Dienste berechtigen

Nachdem Sie als Master-User Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Ihres Unternehmens als Nutzer und Nutzerinnen eingerichtet haben, müssen Sie festlegen, wer welchen Online-Dienst nutzen darf. Dazu melden Sie sich bitte an und wählen Sie in der rechten Spalte den Punkt “Benutzerdaten” oder “Online-Dienste”. In der mittleren Spalte können Sie jetzt den Punkt “Benutzer für Online-Dienste berechtigen / löschen” anklicken. In nachfolgender Maske haben Sie die Möglichkeit zwischen zwei unterschiedlichen Anzeigen zu wählen:

  • Diensteübersicht (Standardsicht)
    Als erstes müssen Sie über eine Auswahlliste den abonnierten Dienst Ihrer Firma und ggf. die Rolle wählen, für den Sie Nutzer und Nutzerinnen berechtigen möchten. In der linken Spalte “Berechtigung erteilen” finden Sie alle eingerichteten Nutzer und Nutzerinnen Ihrer Firma, die für den gewählten Dienst/Rolle noch keine Berechtigung haben. Durch die Markierung der Auswahlbox und anschließendem “Speichern” weisen Sie den Nutzern und Nutzerinnen die Berechtigung zu und sie erscheinen in der rechten Spalte “Berechtigung entziehen”. In dieser Spalte finden Sie alle Nutzer und Nutzerinnen mit Berechtigung für den gewählten Dienst/Rolle. Durch Markierung der Auswahlbox und anschließendem Speichern können Sie den Nutzern und Nutzerinnen die Berechtigung wieder entziehen.
  • Benutzerübersicht
    In dieser Sicht müssen Sie über eine Auswahlliste einen Nutzer bzw. eine Nutzerin Ihrer Firma auswählen. Anschließend erhalten Sie unter “Berechtigung erteilen” die abonnierten Online-Dienste und zugewiesene Rollen Ihrer Firma angezeigt für die der Nutzer bzw. die Nutzerin noch nicht berechtigt ist. Durch die Markierung der Auswahlbox und anschließendem “Speichern” weisen Sie dem Nutzer bzw. der Nutzerin die Berechtigung zu und sie erscheinen in der rechten Spalte “Berechtigung entziehen”. In dieser Spalte finden Sie alle Dienste/Rollen für die der Nutzer bzw. die Nutzerin berechtigt ist. Durch Markierung der Auswahlbox und anschließendem Speichern können Sie dem Nutzer bzw. der Nutzerin die Berechtigung wieder entziehen.

Nutzer und Nutzerinnen löschen

Als Master-User können Sie bereits eingerichtete Firmenmitarbeiter und -mitarbeiterinnen oder einen zweiten Master-User wieder löschen. Bitte melden Sie sich an und wählen Sie in der rechten Spalte “Benutzerdaten”. In der mittleren Spalte können Sie jetzt “Benutzer löschen” anklicken. Sie erhalten daraufhin eine Übersicht über alle eingerichteten Nutzer und Nutzerinnen der Firma/Behörde. Wählen Sie einen oder mehrere zu löschende Nutzer bzw. Nutzerinnen durch Markierung entsprechender Auswahlbox aus. Nach betätigen der Schaltfläche “Markierte löschen” müssen Sie die Aktion zum Löschen in einem Fenster bestätigen oder die Ausführung mit “Abbrechen” verhindern.

Zugangsdaten ändern (E-Mail, Passwort)

Als Master-User können Sie eine E-Mail-Adresse ändern und/oder ein neues Passwort für den Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin vergeben, falls dieses vergessen wurde. Bei Änderung der E-Mail-Adresse wird auch automatisch der vergebene Benutzername geändert, da dieser immer der E-Mail-Adresse entsprechen muss. Bitte melden Sie sich an und wählen in der rechten Spalte “Benutzerdaten”. In der mittleren Spalte können Sie jetzt “Zugangsdaten ändern (E-Mail, Passwort)” anklicken. Sie erhalten daraufhin eine Übersicht über alle eingerichteten Nutzer und Nutzerinnen der Firma/Behörde. Wählen Sie den zu ändernden Nutzer bzw. die zu ändernde Nutzerin für die Datenänderung aus. Tragen Sie die geänderte E-Mail-Adresse und/oder das neue Passwort ein. Mit “Daten speichern” wird die Änderung übernommen und Ihnen ein entsprechender Hinweis angezeigt.

Personendaten und Adressdaten ändern

Als Master-User können Sie die hinterlegten Personen- und Adressdaten Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ändern. Bitte melden Sie sich an und wählen in der rechten Spalte “Benutzerdaten”. In der mittleren Spalte können Sie jetzt “Personendaten und Adressdaten ändern” anklicken. Sie erhalten daraufhin eine Übersicht über alle eingerichteten Nutzer und Nutzerinnen der Firma/Behörde. Wählen Sie den zu ändernden Nutzer bzw. die zu ändernde Nutzerin für die Datenänderung und ändern Sie die gewünschten Daten. Nach betätigen der Schaltfläche “Weiter >>” werden Ihnen die geänderten Daten noch einmal angezeigt. Mit “Daten speichern” übernehmen Sie die Änderung oder mit “Zurück” können Sie noch eine Korrektur vornehmen. Nach der erfolgreichen Speicherung wird Ihnen ein entsprechender Hinweis angezeigt.

Sperrfelder

Sperrfelder sind Eingabefelder, deren Inhalt nach der Datenspeicherung nicht mehr von Ihnen verändert werden kann.
Folgende Eingabefelder der Registrierung sind Sperrfelder:

  • Firmenname/Behördenname
  • Handelsregisternummer
  • Benutzername des Master-Users
  • Anrede des Master-Users
  • Vorname des Master-Users
  • Nachname des Master-Users

Für Änderungen hierzu wenden Sie sich bitte an:
Service-Konto Berlin
E-Mail: SKB@itdz-berlin.de

Weitere Online-Dienste auswählen

Möchten Sie als Master-User für Ihre Firma die Nutzung weiterer Online-Dienste beantragen, melden Sie sich bitte an und wählen Sie in der rechten Spalte den Punkt “Online-Dienste”. Sie können nun in der mittleren Spalte den Punkte “Weitere Online-Dienste auswählen” anklicken. Wenn Sie die gewünschten Online-Dienste ausgewählt und die notwendigen Faxe ausgedruckt haben, klicken Sie bitte auf “Freischaltung beantragen”. Senden Sie die Faxe unterschrieben an die angegebene Faxnummer. Sobald Ihre Firma für einen Online-Dienst freigeschaltet ist, bekommen Sie eine E-Mail.

Online-Dienste aus dem Firmenprofil löschen

Melden Sie sich bitte als Master-User an und wählen Sie in der rechten Spalte den Punkt “Online-Dienste” In der mittleren Spalte können Sie nun den Punkt “Online-Dienste löschen” anklicken. Sie erhalten eine übersicht Über alle freigeschalteten Online-Dienste. Rechts neben den Online-Diensten sehen Sie pro Online-Dienst ein Auswahlkästchen für die Funktion “Zum Löschen markieren”. Klicken Sie bei allen zu löschenden Online-Diensten auf das Auswahlkästchen und anschließend auf “Markierte löschen”. Beantworten Sie die nachfolgende Sicherheitsabfrage mit “OK”. Die Online-Dienste stehen Ihrer Firma nun nicht mehr zur Nutzung zur Verfügung.

Passwort vergessen

Bei vergessenem Passwort können Master-User über die Funktion “Zugangsdaten ändern (E-Mail, Passwort)” sowohl für Firmennutzer als auch gegenseitig ein neues Passwort vergeben. Bei Änderung der E-Mail-Adresse wird auch automatisch der vergebene Benutzername geändert, da dieser immer der E-Mail-Adresse entsprechen muss. Bitte melden Sie sich an und wählen in der rechten Spalte “Benutzerdaten”. In der mittleren Spalte können Sie jetzt “Zugangsdaten ändern (E-Mail, Passwort)” anklicken. Sie erhalten daraufhin eine Übersicht über alle eingerichteten Nutzer und Nutzerinnen der Firma/Behörde. Wählen Sie den zu ändernden Nutzer bzw. die zu ändernde Nutzerin Datenänderung. Tragen Sie die geänderte E-Mail-Adresse und/oder das neue Passwort ein. Mit “Daten speichern” wird die Änderung übernommen und Ihnen ein entsprechender Hinweis angezeigt.

Haben beide Master-User das Passwort vergessen oder sind für längere Zeit nicht erreichbar, wählen Sie bitte in der rechten Spalte den Punkt “Anmelden”. Klicken Sie dann auf “Passwort vergessen”, geben Sie Ihren Benutzernamen ein und klicken Sie auf “Weiter >>”. Die Zusendung des neuen Passworts erfolgt per Briefpost. Bei der nächsten Anmeldung beim Service-Konto Berlin werden Sie aufgefordert, das neue Passwort durch ein selbstgewähltes zu ersetzen.

Passwortkriterien

Ein selbstgewähltes Passwort muss

  • mindestens 8 Zeichen und höchstens 20 Zeichen lang sein und keine Leerzeichen enthalten. Die Sonderzeichen “<” und “>” sind nicht zulässig,
  • mindestens 2 der folgenden 3 Kriterien erfüllt sein:
Kriterium 1: Gemischte Groß- und Kleinschreibung, d. h. mindestens ein Zeichen aus dem Zeichenvorrat A, B, C, …, Z, Ä, Ö, Ü und mindestens ein Zeichen aus dem Zeichenvorrat a, b, c, …, z, ä, ö, ü, ß
Kriterium 2: Ziffern, d.h. mindestens ein Zeichen aus dem Zeichenvorrat 1, 2, 3, …, 0
Kriterium 3: Sonderzeichen, d. h.,mindestens ein Zeichen aus dem Zeichenvorrat §, $, %, …?, !, …, +, -, …
Beispiele 1 ABab1234 Aa12Bb34 (Kriterien 1 und 2)
Beispiele 2 ABab§$%? A§B$a%b? (Kriterien 1 und 3)
Beispiele 3 7890?!+- 7?8!9+0- (Kriterien 2 und 3)

Bitte beachten Sie auch den Hinweis zum Passwort in der Datenschutzerklärung.